[ elevato ]Realizzazione di un evento online per i notai della Lombardia. Costruito da zero, in ogni sua componente tecnica e realizzativa (ideazione di un concept, design degli elementi di comunicazione, costruzione del sito Web, azioni di marketing, montaggio del sistema di streaming, gestione della regia dell’evento ecc.), l’evento #NOTAILOMBARDIA è stato promosso dal Comitato Regionale Notarile Lombardo.
L’evento, che si è tenuto il 1 febbraio 2021, è stato pensato in sostituzione dei tradizionali appuntamenti sul territorio, a causa dell’emergenza Coronavirus. La messa in opera ha dovuto rispettare questi requisiti:
- tempi rapidissimi di produzione e rilascio del sito Web che ha ospitato lo streaming;
- protezione della diretta streaming con una password da comunicare ai partecipanti;
- esclusività dell’evento, diffuso solo tramite il sito Web;
- comunicazione diretta con i partecipanti (notai di tutti i distretti notarili della Lombardia) per informarli dell’evento e inviare le credenziali di accesso;
- acquisizione prima dell’evento e trasmissione in diretta di video-domande dei partecipanti;
- streaming per un massimo di 1.000 partecipanti in contemporanea;
- panel di 12 ospiti che intervengono in diretta (max. 10 in contemporanea);
- possibilità per i partecipanti di interagire via chat durante la diretta per porre domande agli ospiti.
Un evento online unico e interattivo per i professionisti
Il progetto è stato realizzato seguendo quattro linee di lavoro:
- lo sviluppo di un sito Web ottimizzato alla perfezione per garantire performance adeguate a uno elevato numero di visite per unità di tempo;
- test e sviluppo di un sistema di streaming adeguato ai requisiti e incorporato con un sistema di chat;
- pianificazione e realizzazione di campagne di Direct E-mail Marketing per aumentare il livello di ingaggio e partecipazione all’evento;
- predisposizione di uno spazio online di confronto per gli ospiti, ricco di contenuti multimediali, un palinsesto, interazioni e tempi per il dibattito adeguati a un evento di lunga durata via Web.
Questi gli step operativi del progetto:
- Acquisto dominio Internet, configurazione DNS e posta;
- Impianto piattaforma WordPress presso hosting provider;
- Ideazione Concept per sito Web (cornice estetica e concettuale per una comunicazione coerente) e Copy contenuti;
- Creazione del sito Web con informazioni sull’evento, un modulo contatti, una pagina per la diretta (con countdown prima dell’evento);
- Creazione di un Canale YouTube per test di streaming;
- Attivazione di un account StreamYard per fare regia e personalizzazione dell’ambiente di streaming con logo, background e overlay;
- Test per la scelta della piattaforma server di streaming ottimale rispetto ai requisiti richiesti;
- Predisposizione grafica di un template per DEM con immagine coordinata;
- Gestione tre campagne DEM con MailUp per promuovere l’evento verso i notai della Lombardia e inviare la password per seguire la diretta;
- Attivazione di un account Vimeo e setting dell’evento in streaming con incluso un sistema di chat;
- Incorporazione del video e della chat sul sito Notainlombardia.it, con la protezione di una password;
- Realizzazione di prove della diretta con gli ospiti;
- Test di carico dei server per la diretta con tool professionali di terze parti;
- Consulenza di comunicazione per la costruzione di un palinsesto corretto dell’evento, con la creazione di cartelli con le domande pervenute agli organizzatori e post-produzione di video-domande utili per la diretta, caricati nel sistema di regia e inviati durante l’evento;
- Coordinamento della Regia durante l’evento;
- Gestione di Commenti pubblicati in chat e inserimento nella diretta come scritte a scorrimento nel sottopancia;
- Gestione di richieste di aiuto tecnico o contatto da parte utenti del sito (anche durante la diretta);
- Esportazione finale del video della diretta in HD;
- Produzione e rilascio di dati statistici a fine evento.
Punti di forza del progetto
Alta velocità del sito. Lo sviluppo del sito è stato avviato e completato in meno di due settimane, prestando massima attenzione alle performance. Il sito ha incorporato soltanto immagini di formato SVG e impiegato font locali, senza ricorrere a risorse esterne. Questi e altri accorgimenti hanno consentito di arrivare a un punteggio del 98% su GTMetrix e valori ottimali per i Web Vitals (by Google Speed Insights). Scarica il Report completo in PDF.
Successo delle Campagne DEM. L’evento è stato pensato come una “scommessa” rispetto all’interesse e alla partecipazione possibili. L’insieme dei distretti notarili della Lombardia raccoglie circa 1.000 notai. Grazie a una serie di campagne di e-mail marketing ben congegnate, la messa a disposizione di canali di comunicazione per inviare domande preventive o video-domande, e un servizio di assistenza personalizzata per chi doveva collegarsi, ha spinto l’utenza alla partecipazione, arrivando a registrare 616 utenti.
Personalizzazione della stanza di streaming. Per rendere più gradevole e funzionale l’ambiente di incontro online degli ospiti, è stato adottato uno strumento di mix video che consentisse l’uso di overalay, banner, background personalizzati e risorse video, gestendo gli ospiti in entrata e in uscita molto agevolmente, coordinando le risorse in maniera professionale.
Il sito è rimasto live per 18 mesi dalla conclusione dell’evento, poi dismesso. Chi volesse visualizzare la realizzazione grafica nel dettaglio può scaricare e visionare i file contenuti nella raccolta delle pagine renderizzate (file .ZIP), disponibili in versione Desktop e Mobile.
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